Un buen genealogista debe tratar con especial cuidado y cariño los documentos y libros, las fotografías y  libretas de donde obtiene información, ya que son parte de la historia de su pueblo, de otros pueblos, y sobre todo que son parte de uno mismo.

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Se nos ha enseñado como y donde buscar, y la importancia de la información contenida en los archivos históricos, pero no el adecuado manejo de ésta. No obstante, es un imperativo indispensable e insoslayable que todo historiador conozca, por lo menos, los métodos básicos para el manejo adecuado de nuestras fuentes primarias. Motivado por lo que se convirtió en una pre-ocupación, decidí pasar de ésta, a la ocupación y estructurar una corta guía sobre el manejo de documentos que sirva a estudiantes e investigadores. Recientemente se publicó un importante libro, indispensable en la biblioteca de todo historiador o aspirante al docto oficio de la historia. Me refiero al libro editado por Archired, Custodios de Memorias. Un acercamiento a la archivística puertorriqueña (San Juan, ed. EMS), 2006.

Antes de adentrarnos en la técnica adecuada para el manejo del documento, es preciso conocer como se define lo que es un documento archivístico. Este se concibe como un objeto. “Se caracteriza porque su información es reglada, predecible, y de acceso limitado[….] El documento de archivo es irrepetible en su originalidad, trasciende el valor jurídico y posee además dimensión histórica[1].” El Sr. Rafael Reyes Ayala indica que, la definición de documento archivístico incluye una amplia gama de objetos: cartas pinturas, fotos, carteles, afiches, piezas de artesanía (como los santos de palo), libros y libros raros, películas, periódicos y, análogamente, muchos otros de valor histórico[2].

Siendo que estos objetos están revestidos de importancia y valor intrínsecos y, como indica Jaime Moisés Perez en el libro antes mencionado de Archired, “investigar es un trabajo artesanal”.[3] Entonces ¿Cómo el investigador deberá utilizar el documento? ¿Que trato le dará? En fin, ¿Cómo lo manejará? No se trata, como nos dice Jorge Rodríguez Beruff que le intentaron hacer sentir a él, de: “rendirles reverencia a los documentos[4]”. Es mucho más que eso. He aquí algunas técnicas y consideraciones a tomar en cuenta:

Yadira I. Tirado nos dice que: “un buen manejo ayuda a proveer una larga vida [al documento]. Los dedos de las manos contienen aceites que con el tiempo causan daños físicos al papel.[5]” Por lo tanto, sigamos sus recomendaciones:

COMO MANEJAR EL DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO:

- Mantenga sus manos limpias, lávelas antes y después de utilizar el documento.
- Si se tiene retirar la presilla “paperclip” del documento, no olvide colocarla nuevamente.
- No moje los dedos para pasar las páginas. (Menos con saliva).
- Utilice Lápiz, nunca bolígrafo (la tinta mancha el papel)
- Maneje el documento por los bordes.
- No coloque libros u objetos encima del documento.


LIBROS Y LIBROS RAROS:

El manejo inadecuado los libros causa un daño irreparable. Estos se deben almacenar según su categoría y su tamaño para evitar un daño físico.

- Los libros no deberán estar apretados en el anaquel.
- Los sujetadores de libros deberán estar libres de moho.
- Tome el libro por el lomo y no lo hale bruscamente.(Por lo general son muy antiguos y delicados). Al regresarlos a su lugar, colóquelos derechos, según estaban en las tablillas
- Coloque los libros deteriorados o de gran tamaño en forma horizontal.
- No coloque presillas, cordones, liguillas, etc., en los libros.
- No se colocarán marcadores o tarjetas dentro del libro y menos cerca de la costura, colóquelos en los bordes.
- Nunca se mojaran los dedos, con nada, para pasar las páginas.
- No se doblaran las paginas ni se harán pliegues.
- Cuando tenga que montar un libro en un carro, asegúrese que no sobresalgan de este.

FOTOGRAFIAS Y DIAPOSITIVAS:

- Como en todos los casos, lavar sus manos antes y después de utilizar los documentos.
- No retire las fotos de la envoltura en que están guardadas.
- Nunca toque la superficie de la fotografía, manéjela por los bordes o utilice guantes (el uso de guantes de algodón, o desechables, siempre será una practica deseable).

MICROPELICULAS-FILMILLAS Y MICROFICHAS:

- Siempre manos limpias, como se ha indicado, lavar antes y después de utilizar el documento.
- No tocar la superficie del objeto, manéjelo por los bordes, recuerde el uso de guantes.
- Guarde el objeto en su envoltura o caja cuando no lo esta utilizando, puede contaminarse con polvo.
- Utilice y rebobine la micropelícula con cuidado, es un material frágil. Tenga particular cuidado con la velocidad del carrete al rebobinar ( a veces corre muy veloz)

MATERIAL AUDIOVISUAL: DISCOS - CINTAS MAGNETOFÓNICAS -DISCOS COMPACTOS -“CASSETES” Y CINTAS DE VIDEOSONIDO:

- Como siempre, manos limpias y guantes.
- Remueva de la envoltura o caja un objeto a la vez.
- Guarde el objeto en su envoltura o caja cuando no lo esta utilizando. Así se evita la contaminación con polvo.
- No toque la superficie, manéjelo por los bordes o utilice guantes, que es la mejor práctica.
- No coloque el objeto en más de tres estibas[6].

Concluyo este intento con la esperanza de que sirva a colegas que investigan en archivos y manejan documentos primarios con algunas recomendaciones, basadas en mi experiencia personal:
Siempre que vayan a intervenir un archivo tengan todo a mano:
§ Lápices, papel, libretas y tarjetas para fichas.
§ “Scanners” computadora y cámara digital (si le es posible y necesario).

Lleve algo de comer y tomar (levantarse y salir a buscar donde comprar algo puede convertirse en un factor limitante.

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[1]Tirado, I. Yadira y Quirós Alcalá, Julio E., ed., Custodios de Memorias. Un acercamiento a la archivistita puertorriqueña (San Juan: EMS editores, 2006), 12. ( Énfasis mío).
[2] Ponencia del Sr. Rafael Reyes Ayala:Archired. Custodios de Memorias, 203.
conservación del patrimonio documental puertorriqueño, Fundación Luís Muñoz Marín, 2 de mayo del 2007. (Énfasis mío).
[4] Ibid., 193.
[5] Ibid., 161.
[6]Ibid., 163-168. (Como indicamos, todas las recomendaciones para el manejo de los documentos archivísticos, aquí reseñadas, fueron tomadas del libro de Archired editado por: Tirado,I. Yadira y Quirós Alcalá, Julio E. Custodios de Memorias. Un acercamiento a la archivistita puertorriqueña, San Juan: ed.EMS, 2006. Y del insumo obtenido de la “charla" de Rafael Reyes Ayala en la Fundación Luís Muñoz Marín.)
TRABAJO CITADO:
Tirado, I. Yadira y Quirós Alcalá, Julio E., ed. Custodios de Memorias. Un acercamiento a la archivistilla puertorriqueña. San Juan: EMS editores, 2006.